Hogyan segít a papír alapú dokumentumok digitalizálása a távmunkában?

Korábbi cikkünkben a teás- és mokkáskanalakról írtunk, amiben kiderítettük hogyan alakultak ki a teás- és mokkáskanalak, valamint milyen kultúrákban és hogyan alkalmazzák őket, és hogy pontosan mi is a különbség a mokkás- és a teáskanalak között. Ha érdekel a téma, mindenképp olvasd el!

Ebben a bejegyzésben a távmunkáról, a homeofficeról és a digitalizációról olvashatsz, valamint hogy miért hasznos a dokumentumok digitalizálása, és a digitális kézírás is megjelenik.

Miért hasznos a papír alapú dokumentumok digitalizálása?

A papír alapú dokumentumok digitalizálása azért olyan hasznos és fontos, mert egy modern munkakörnyezethez járul hozzá. Kisebb lépésekben haladva könnyebben és idővel gyorsabban el tudjuk érni azt, hogy a munkahelyünk vagy az otthoni kialakított irodánk környezetbarátabb legyen. Például a dokumentumok digitalizálásával, vagy a digitális aláírással.

Miért jobb a digitális, mint a papír alapú?

Mind a digitális, mind a papíralapú dokumentumoknak vannak előnyei. Mégis a digitális dokumentumok több szempontból is előnyösebbek. Mutatjuk miért:

Hozzáférés és kereshetőség

A digitális dokumentumokhoz könnyen hozzáférhetünk bármilyen eszközről, legyen az telefon, tablet vagy laptop. Viszont a papír alapú dokumentumokat polcokon, mappákban stb. találjuk meg, ami hosszadalmas és időigényes lehet.

Helytakarékosság

A digitális dokumentumokat virtuális térben tároljuk, minimalizálva a fizikai tárolási igényeket. Míg a papír dokumentumok nagy mennyiségű irodai helyet foglalnak.

Költségcsökkentés

A digitális dokumentumok kezelése, tárolása és fenntartása olcsóbb, mivel nem igényel papírt, tintapatronokat stb. A papírnak és az irodaszereknek, valamint a tárolásnak is vannak költségeik.

Környezetvédelem

A digitális dokumentumokkal csökkenthető a papírfelhasználás, ezzel is hozzájárulva a fenntarthatósághoz. Míg a papírhasználat erőforrásokat igényel, és nagyobb fogyasztással jár.

Hogyan digitalizálhatjuk a papír alapú dokumentációinkat?

A digitális dokumentum megosztás több lépésből áll. Nem lehet elrontani, de biztos, ami biztos, mi most levezetjük.

Első lépés

Válaszd ki a megfelelő eszközöket: szkenner, nyomtató.

A nyomtatókban már egyre elterjedtebb a szkenneres kivitel, de ha nem szeretnénk ilyenre költeni, akkor egy szimpla szkennerrel is meg tudjuk oldani a digitalizálást.

Fontos, hogy legyen egy jó szoftvered is, amivel a beolvasott dokumentumot könnyen tudod kezelni és tárolni.

Második lépés

A doksikat általában PDF formátumban tároljuk, amit könnyen tudunk használni. Ezt a formátumot minden szoftver támogatja, jó választás.

Harmadik lépés

Tervezd meg és csoportosítsd a digitális okmányokat előre. Ha készítesz egy tervet, gyorsabban és könnyedén fogsz haladni.

Negyedik lépés

Helyezd a szkennelni kívánt iratokat a gépre és hagyd, hogy elvégezze a dolgát. Állítsd be a méretet, a felbontást és a színt is válaszd ki.

Ötödik lépés

Ha készen vannak a bevitt dokumentumok, a papír alapúakat semmisítsd meg vagy távolítsd el megfelelően.

A feldolgozott anyagot, ha kell zárold erős jelszavakkal, hogy ne férjenek hozzá illetéktelen kezek.

Digitális aláírással könnyebb a távmunka?

A homeoffice munkavégzés egyre nagyobb hangsúlyt kap és egyre nagyobb a digitális folyamatok ereje is. Ilyen például a digitális aláírás is. Hogy miért? Mutatjuk!

• időmegtakarítás és gyorsaság: a digitális aláírások lehetővé teszik az azonnali dokumentumkezelést és aláírást. A hagyományos, papír alapú aláírásokhoz képest, a folyamat jelentősen gyorsabb, és nincs szükség a fizikai dokumentumok elküldésére, visszaküldésére vagy tárolására.

• rugalmas munkavégzés: a digitális aláírások segítenek a rugalmas munkavégzésben, mivel lehetővé teszik, hogy a munkavállalók bárhonnan és bármikor elvégezhessék az aláírásokat. Ez különösen fontos a távmunka esetén, ahol a munkavállalók bármilyen helyen dolgozhatnak.

• jogilag érvényes: a digitális aláírások jogilag elfogadottak és érvényesek számos országban és iparágban.

• környezetvédelem és költségcsökkentés: a digitális aláírások alkalmazása csökkenti a papírfelhasználást, és így hozzájárul a környezetvédelemhez. Emellett a postaköltségek és a dokumentumkezelési költségek is csökkennek.

• biztonság és adatvédelem: az alkalmazott biztonsági intézkedések, például titkosítás és azonosítási eljárások, biztosítják, hogy a digitális aláírások ne legyenek hamisíthatók. Ez kulcsfontosságú a bizalmas információk és egyéb adatok kezelése során.
• felhőalapú megoldások: a digitális aláírások könnyen integrálhatók egyéb üzleti alkalmazásokkal, és felhőalapú megoldásokban is hatékonyan használhatók. Ez elősegíti a dokumentumkezelés egyszerűsítését és az együttműködést a távmunka során.

Ha további érdekes tartalomra vagy kíváncsi, esetleg be szeretnél szerezni 1-2 eszköz, akkor az Office market honlapján mindent megtalálsz!