A digitális könyvelés előnyei - Csökkentsük ökolábnyomunkat!
A digitális könyvelés manapság 2022-en már gyorsan elterjedt a nagy cégek körében. A fejlett számviteli szoftverek bevezetésével manapság egyre több vállalkozás szeretné kihasználni ezt a lehetőséget. Ezek előnyeiről olvashat a következőkben. Felsorolunk 5 + 1 érvet, miért is helyezd át te is, költséghatékony módon céged pénzügyeit, online formába. .
A digitális könyvelés manapság 2022-en már gyorsan elterjedt a nagy cégek körében. A fejlett számviteli szoftverek bevezetésével manapság egyre több vállalkozás szeretné kihasználni ezt a lehetőséget.
A NAV online számla bevezetésével akár valós időben láthatja a cég vezetője bejövő és kimenő számláit, valamint a következő hónapban esedékes fogalmi adót, ÁFÁ-t is. Ez sokszor nagyon hasznos lehet. Ha egy cég, vállalkozás elkezdi használni az online rendszereket, tipikusan, néhány hónap múlva, el sem tudják képzelni az életüket ezek használata nélkül.
Sok kisvállalkozás azonban azt a hagyományosabb utat követi, hogy szakkönyvelőket alkalmaz, hagyományos módszerekkel, javarész papr alaú munkával. Nem hibáztathatjuk őket a kézi számviteli eljárások támogatásáért; egy több, mint 900 éve működő rendszer több bizalomra tett szert, mint a most megjelent.
Papírra, írószerre persze, minden könyvelőirodának szüksége lesz, csak talán, csökkenő mennyiségben, de még jobb minőségben.
Viszont annak érdekében, hogy megóvjuk a környezetet, a digitalizáció nagyban a segítségünkre lehet, mivel ennek köszönhetően kevesebb nyomtatásra, papír alapú dokumentumra van szükség, aminek a tárolása felesleges, és sokkal egyszerűbb is online.
Éppen ezért következő cikkünkben elhoztuk nektek:
A digitális könyvelés előnyeit a kisvállalkozások számára
A történelmi háttér és az irányítás szabadsága miatt a kisvállalkozások valószínűleg az esetek többségében a kézi könyvelést választják. Az újabb, gyorsabb technikák megjelenésével és a számviteli szoftverek frissítésével azonban a vállalkozók gyakran alábecsülik tevékenységeik digitalizálásának jelentőségét, és annak a környezetre való, pozitív hatását.
A könyvelők fizetésének költségein kívül mindig fennáll annak a veszélye, hogy rossz gazdálkodás, figyelmetlenség miatt, esetleg elveszítheti könyvelési adatait. A digitális formátumra való átállás segít a rekordok rendszerezésében, biztosítva, hogy minden apró információ biztonságban legyen.
Ráadásul, ha felhő alapú struktúrát is használ, (persze, a megfelelő titkosítással, hiszen ezek aztán igazán érzékeny adatok), egyrészt ezek sosem vesznek el, másrészt, akár skálázhatóan is megoszthatóak különböző kollégákkal is.
A pénzügyi nyilvántartások egyszerűen visszakereshetőek, miután elmentettük az információkat a számítógépre. A működési előnyök mellett más előnyökkel is jár a digitális formátumra való átállás. A digitális könyvelés melletti előnyök és indokok közül azonban az egyetlen tényező, amely valóban a digitális könyvelés javára billenti a skálát, az az idő- és pénz-érték arány.
Olvastad már előző bolgbejegyzésünket, ebben a témában?
A digitális könyvelés 5+1 előnye
1. Egy áramvonalas rendszer
Amint arról korábban szó volt, az íratkezelés egyik hátránya, hogy nehéz egy helyen tárolni az információkat, a kézi számviteli rendszerben ugyanis különféle helyeken kell őket gyűjteni, és hosszú évekig őrizni ezeket.
Bár a kézi könyvelési rendszer nagyon jól működik, az adatok rendszerezése és annak biztosítása, hogy minden megfelelően a helyére kerüljön, néha kissé nehézkes. A céges pénzügyi mérleg információinak egyensúlyba hozása papíron viszonylag könnyű feladatnak tűnhet, a valóságban azonban megmagyarázhatatlan a mögötte rejlő, kemény munka.
Egy digitális rendszer amellett, hogy megkönnyíti a tulajdonosok dolgát, egy adott területen tárolja az információkat, így valós idejű hozzáférést biztosítanak a lényeges részletekhez és információkhoz. A digitális számviteli rendszerben a kritikus pénzügyi adatok, a pénzforgalomtól a mérlegig, néhány kattintással elérhetők lesznek.
2. A fontos pénzügyi információk hozzáférhetősége
Egy üzletben az egymásra utaltság a kulcs. Ez a kölcsönös függés azt jelenti, hogy minden osztálynak hozzá kell férnie a vállalkozás kritikus információihoz. Ha a pénzügyi frissítésekre a vállalat egy adott részlegétől vagy frakciójától érkezik az igény, elengedhetetlen, hogy az adatok könnyen elérhetőek legyenek. A kézi könyvelésben kihívást jelenthet a szükséges adatok osztályigény szerinti bemutatása.
Ez különösen fontos az e-kereskedelmi vállalkozások könyvelésekor.
Ezeknek a képleteknek a kiszámítása és a számok, amelyeket egy vállalkozás ezekből a képletekből generál, segíti a vállalkozókat a vállalkozás politikájának kialakításában. A könnyen elérhető számokkal a csapat és a részleg gyors döntéseket hozhat. Minél több időbe telik egy vállalatnak egy döntés meghozatala, az azt jelzi, hogy a vállalkozás nem tud alkalmazkodni és reagálni a pénzügyi környezet változásaira.
A papír alapú könyvelési rendszernél az információfeldolgozás és a döntéshozatal átfutási ideje jelentősen megnő. Ebben a modern korban, ahol a piaci instabilitás a domináns, ez egy vállalkozásnak egy vagyonba kerülhet. Ezenkívül a személynek több időt kell fordítania a szükséges adatok összegyűjtésére és a papírmunka kezelésére; ez bosszantó és időigényes lehet egy könyvelő számára.
3. Könnyű használat, jobb sebesség és termelékenység
Az egyszerű használat mellett egy vállalkozás a digitális könyveléssel megnövelt hatékonyságot és termelékenységet is kihasználja. Egy pénzügyi vezető vagy asszisztens is mostantól lényegesen rövidebb idő alatt összeállíthatja a jelentéseket és a számokat. A digitális könyvelés időt takarít meg az online tranzakciók feldolgozása során, mivel lehetővé teszi a számviteli osztály számára, hogy percek alatt jelentéseket készítsen, és összeállítsa a tényeket és számadatokat.
Ez a hatékonyság és a termelékenység javítása mellett a vállalkozás költségeinek csökkentésében is segíthet, mivel a korábban manuális feladatok teljesen automatizáltak lesznek.
4. Fokozott adatbiztonság
Annak ellenére, hogy van egy irattári rendszered az üzletben, előfordulhat, hogy a rendszer meghibásodhat egy baleset következtében, vagy ha valaki kirabolja a dokumentumokat és ellopja az összes kritikus adatot. Képzeld el, hogy az évek kemény munkája és a számviteli adatok egy pillanat alatt eltűnnek! Ez a tény elegendő ahhoz, hogy áttérj a bejegyzések papírmentes rögzítési rendszerére.
A digitális könyveléssel biztonsági másolatot készíthetsz az adatokról, és biztonságosan védheted azokat egy szerveren. Az információk felhőalapú rendszerben való megszerzése lehetővé teszi az adatok lekérését még akkor is, ha a dolgok rosszul mennek.
5. Költséghatékony
Az egyik elsődleges oka annak, hogy a vállalkozások és a vállalatok manapság az automatizálást és a műveletek digitalizálását keresik, mert ezzel több megtakarítást tesznek lehetővé, a szolgáltatások költségeinek minimalizálása révén.
A digitális adatok használata költséghatékonyabb, mint az adatrögzítés egyéb formái. Gyorsabban működik, és időt takarít meg a vállalkozásoknak, így a vállalat különböző részeire tudnak koncentrálni.
Egy vállalkozás számláinak kezelésére szakembert felvenni költséges, mert egy szakember – függetlenül attól, hogy mennyire képzett – többe kerül a vállalatnak.
A digitális könyvelési szolgáltatás kizárólag a telepítés költségét számíthatja fel egyedüli költségként. Ha nem tudja, hogyan kell kezelni a szoftvert, felvehet valakit, aki rendelkezik a szükséges szakértelemmel.
+1 érv: Megbízhatóság és skálázhatóság
A gépek és szoftverek egyik előnye velünk, emberekkel szemben az, hogy kevésbé hajlamosak hibákat elkövetni. Az eszközt úgy tervezték, hogy tökéletes eredményeket érjen el minden hiba nélkül. Az automatizált szolgáltatások és szoftverek ilyen jellege a digitális könyvelési rendszer megbízhatóságát növeli.
