10 praktikus módszer az irodai rezsicsökkentésre!
Olvasási idő: 6-7 perc
Nehéz idők előtt állnak az üzemeltetők: a 2022-es és a 2023-as esztendő valószínűleg próbára teszi cégeket, cégvezetőket. Az ugrásszerűen megnövekedett üzemeltetési költségek kitermelése nem könnyű, így ilyenkor a szűk keresztmetszetek megkeresésével is próbálkozhatunk. Tíz, jól használható öletet adunk, mivel, milyen módszerek alkalmazásával érhető ez el – igazán hatékonyan:
Mivel az energiaárak valószínűleg nem csökkennek a következő években, ki kell találnunk néhány elviselhető takarékossági módszert, intézkedést, irodánk üzemeltetése során. Ráadásul úgy, hogy ez nem legyen kellemetlen munkavállalóink részére, ne keressenek újabb állást, munkahelyet.
Ehhez kapcsolódik előző blogbejegyzésünk is, Hogyan készülj fel az őszi és téli időkre az irodában?
Csökkentened kell a rezsiköltségeket?
Minden vállalkozás tudja, hogy nehéz feladat a kiadásokat csökkenteni anélkül, hogy a belső vagy külső minőséget feláldoznánk. Ha csökkenteni kell rezsiköltséget, az első lépés az, hogy szánj időt arra, hogy átfésüld minden egyes kiadásodat, és pontosan megértsd, mennyit költesz. Miután megtetted ezt a lépést, elkezdheted felmérni, hogy mire van szükség, mit lehet csökkenteni, és mit kell teljesen megszüntetni.
Ehhez összegyűjtöttük a legjobb tippeket arról, hogy hogyan tudod a kiadásokat csökkenteni úgy, hogy közben megőrizd az alkalmazottak és az ügyfelek elégedettségét!
Fontold meg az állandó távmunkára való átállást - költségtakarékosság
Számtalan vállalat fedezte fel először a nagyszabású távmunkát a COVID-19 idején. Ha véglegesen áttérnél a távmunkára olyan munkakörökben, ahol ezt meg lehet oldani, akkor ez nagy hatással lehet a rezsiköltségekre is.
"Vizsgáld meg a vállalat és az alkalmazottak feladatait, és tedd lehetővé azoknak, akik távmunkában is tudnak dolgozni, hogy otthonról dolgozzanak" - mondta Sahin Boydas, a RemoteTeam.com alapítója és vezérigazgatója. "Ha csak néhány, vagy akár minden alkalmazott számára lehetővé teszed a távmunkát, azzal csökkentheted az irodai kávéra költött pénzt, a nyomtatási költségeket, és drámaian csökkenteni fogja a vállalkozás által felhasznált energia mennyiségét."
Ha továbbra is szükséges fizikai irodát fenntartani, de sikerült néhány alkalmazott esetében megoldani a távmunkát, akkor érdemes tárgyalni a bérleti lehetőségekről, és meg kell fontolni a kisebb helyre költözést.
Vizsgáld meg a szoftver-előfizetéseket
Sok cégtulajdonos felhőalapú eszközökre támaszkodik vállalkozása irányításához. Azonban ezeknek a rendszereknek a havi előfizetési költségei gyorsan összeadódnak, ezért érdemes rendszeresen ellenőrizni az ismétlődő előfizetéseket.
"Míg a havi pár ezer Ft eleinte nagyon megfizethetőnek tűnik a projektmenedzsmentre, könyvelésre, képszerkesztésre, közösségi média kezelésre, ajánlattételre, ütemezésre stb., viszont sok apró előfizetéssel egy elég tetemes havi számlát lehet felhalmozni." - mondta. Nerissa Zhang, a The Bright App vezérigazgatója. "Ha teheted, válaszd ezen online eszközök ingyenes verzióját, és/vagy találj olyan előfizetést, amely több különböző szolgáltatás funkcionalitását egyesíti."
Ugyanakkor, maradjunk azért az ésszerűség határain belül – ezek a lehetőségek segítik a csapatmunkát, skálázhatóak, a feladatkiosztást, és ennek ellenőrzését, követését is lehetővé teszik.
Csökkentsd a változó költségeket
A jelenlegi távmunka munkakörülmények miatt az olyan változó költségek, mint például az irodaszerek, az üzleti utazások és az élelmiszerek költségei gyakran csökkenthetők vagy teljesen el is hagyhatók.
Automatizáld az adminisztrációs feladatokat
Ahelyett, hogy rész- vagy teljes munkaidős adminisztrációs asszisztenst vennél fel, hogy a „back office” munkát elvégezze, inkább próbáld meg automatizálni az olyan dolgokat, mint a számlázás, az időpontok ütemezése, az ügyfelek nyomon követése, és az egyéb manuális feladatokat.
"Ezek a nagyon általános és többnyire egyszerű feladatok nagyon kis erőfeszítéssel automatizálhatók" - mondta Alex Kehoe, a Caveni SEO társalapítója és működési igazgatója. "Még az összetett belső adatgyűjtés is ugyanúgy teljesen automatizálható, és felhasználható más automatizálási eszközök kiegészítésére."
Tovább csökkentheted költségeidet, ha befektetsz egy automatizált élő csevegési szolgáltatásba, amely az ügyfelek kérdéseinek első kapcsolati pontja.
"Az élő csevegési rendszerek egyszerre több ügyfelet is segíthetnek, és ezt egy alkalmazott nem feltétlenül tudja megtenni" - mondta Sturgeon Christie, a Second Skin Audio vezérigazgatója. "Jobb általános ügyfélszolgálati élményt kínál, ami segít növelni az ügyfelek lojalitását. Az egyszeri befektetés pénzt, időt és stresszt takaríthat meg a vállalkozás számára."
Tárgyalj az eladókkal, szolgáltatókkal
Az eladók és a beszállítók gyakran segítenek kisvállalkozói ügyfeleiknek, és szünetet tartatnak velük, hogy átvészeljék a jelenlegi gazdasági helyzetet.
Samantha Anderson, az Origin 63 társalapítója és elnöke azt javasolta, hogy fordulj technológiai, szerver szolgáltatóidhoz, és derítsd ki, hajlandóak-e kedvezményt adni az előfizetésekre.
"A szoftvercégek jelenleg akár 10%-os kedvezményt is kiterjeszthetnek, ami 10%-os költségcsökkentést jelent" - tette hozzá Anderson.
Fektess be a kultúrába a forgalom csökkentése érdekében
Lehet, hogy már abbahagytad az új alkalmazottak felvételét, hogy pénzt takaríts meg, de ugyanolyan fontos az is, hogy a meglévők megtartására összpontosíts. Az önkéntes alkalmazottak fluktuációja évente 1 billió dollárba kerül az amerikai vállalkozásoknak, ezért megéri olyan kulturális kezdeményezésekbe fektetni, amelyek megtartják az embereket.
"Tegyél meg mindent, amit csak tudsz, hogy növeld a munkamorált, és okot adj az alkalmazottaknak a maradásra… még akkor is, ha ezért máshol többet kell befektetned" - Jason VanDevere, a Goal Crazy Planners vezérigazgatója és tulajdonosa. "Szervezz több vállalati kirándulást, felfrissítő tanfolyamokat és az alkalmazottak közvetlenebb bevonását a vállalati célok megvalósításába, hogy nagyobb céltudatosságot kapjanak."
Értékeld marketingstratégiáidat
Ahogy egy vállalkozás növekszik, úgy nőnek a marketingköltései is – de mielőtt folytatnád jelenlegi stratégiád, értékeld az egyes csatornákat és kampányokat a befektetés megtérülésének meghatározásához.
„Tekintsd át marketingmixedet, és hasonlítsd össze, mennyit költesz és mennyit nyersz az egyes csatornákon” – mondta Irina Georgieva, az Enterprise League társalapítója és vezérigazgatója. "Ha például sokat fektetsz a PR-ba, de nem tapasztal jelentős növekedést a webhely forgalmában, akkor nagyon valószínű, hogy rossz marketingcsatornát célzol meg."
Dolgozz együtt vállalkozókkal/szabadúszókkal
Ha vállalkozásod érdekében nehéz döntést kellett hoznod a teljes munkaidős alkalmazottak elbocsátása mellett, de továbbra is segítségre van szükséged a projektek befejezéséhez, akkor képzett szabadúszók és független vállalkozók segíthetnek megfizethető áron pótolni ezeket a hiányosságokat.
„Ha szabadúszót alkalmazol, nem kell juttatásokat fizetni, és ők a teljes munkaidős alkalmazottakhoz képest a költségek töredékéért hajlandóak dolgozni” – mondta Drew Cheneler, a SimpleMoneyLyfe alapítója.
Működj papírmentesen
Ha vállalkozásod továbbra is a fizikai nyomtatásra támaszkodik, próbálj meg egy papírmentes, teljesen digitális rendszert bevezetni, hogy kiküszöböld a nyomtatással kapcsolatos többszörös költségeket.
Bérelj könyvelőt
Nem számít, mennyire vagy magabiztos vállalkozásod költségvetésében, soha nem árt, ha van egy másik vélemény is. Egy professzionális könyvelő objektív elemzést tud nyújtani a költségvetésről, és potenciálisan segíthet még többet megtakarítani a rezsiköltségeken.
Köszönöm, hogy elolvastad írásunkat, reméljük, hogy volt benne számodra is hasznos ötlet, gondolat!
